İdeal, uygulanabilir bir organizasyon sistemi, projelerin tamamlanmasını ve hedeflere ulaşılmasını hızlandırabilir. PARA yöntemi, herhangi bir dijital platformdaki her tür bilgiyi düzenlemek için basit bir sistemdir. PARA, hayatınızdaki tüm bilgileri kapsayan yalnızca dört kategori olduğu gözlemine dayanmaktadır: Projeler, Alanlar, Kaynaklar ve Arşivler
Simon & Schuster, Inc. şirketinin bir bölümü olan Atria Books tarafından yayınlanan The PARA Method kitabından alınmıştır. Telif Hakkı © 2023 Tiago Forte
Bir an için mükemmel bir organizasyon sistemi hayal edin. Dijital yaşamınızdaki her bilgiyi – her belge, dosya, not, ajanda, taslak ve araştırma parçasını – tam olarak nereye koyacağınızı ve ihtiyaç duyduğunuzda tam olarak nerede bulacağınızı söyleyen bir sistem. Böyle bir sistemin kurulumu inanılmaz derecede kolay ve bakımı daha da kolay olmalıdır. Sonuçta, yalnızca en basit, en az uğraştıran alışkanlıklar uzun vadede kalıcı olur.
Hem esnek olmalı, hayatınızın farklı dönemlerindeki ihtiyaçlarınıza uyum sağlamalı hem de kapsamlı olmalı, böylece bilgi depoladığınız birçok yerin her birinde kullanabilmelisiniz. Örneğin, bilgisayarınızdaki Belgeler klasörü, bir bulut depolama platformu veya bir dijital not alma uygulaması.
Ama hepsinden önemlisi, ideal organizasyon sistemi doğrudan kariyerinizde ve hayatınızda somut faydalar sağlayan bir sistem olacaktır. Sizin için en önemli olan projeleri tamamlama ve hedeflere ulaşma yolunda sizi önemli ölçüde hızlandıracaktır.
Başka bir deyişle, hayatınızı düzenlemek için nihai sistem, eyleme geçirilebilir bir sistemdir.
Yolunuza daha fazla engel koymak, fark yaratacak eylemleri ertelemek yerine, bu eylemleri daha yakına çekecek ve başlayıp bitirmeyi kolaylaştıracaktır.
On yıldan fazla süren kişisel deneyimlerimden, binlerce öğrenciye ders verdikten ve dünya çapındaki profesyonellere koçluk yaptıktan sonra böyle bir sistem geliştirdim. Bu sistem bugün ilkokul çocuklarından çok uluslu şirketlere kadar herkes tarafından kullanılıyor.
Adı PARA – her türlü dijital platformda her türlü bilgiyi düzenlemeye yönelik basit, kapsamlı ve esnek bir sistem.
İster okuduğunuz kitaplardan alıntılar, ister ilginç yeni bir fikirle ilgili sesli notlar, bir podcast röportajından ilham verici sözler, yararlı çevrimiçi kaynakların bulunduğu web siteleri, iş yerindeki önemli toplantılardan veya telefon görüşmelerinden notlar, size değerli anıları hatırlatan fotoğraflar veya kendi kişisel günlük girişlerinizi kaydetmek isteyin, bu sistem sizi her türlü bilgiyi geleceğe taşımak için bir dizi araçla donatacak. Ve sadece korumakla kalmayıp, aklınıza koyduğunuz her şeyi başarmak için ustalıkla kullanacaksınız.
PARA basit bir gözleme dayanır: hayatınızdaki tüm bilgileri kapsayan sadece dört kategori vardır: Projeler, Alanlar, Kaynaklar ve Arşivler. (PARA – İngilizce ‘Projects, Areas, Resources, Archives’ kelimelerinin baş harflerinden oluşur)
Aktif olarak üzerinde çalıştığınız projeleriniz var – belirli bir hedefle kısa zamanda bitirmeyi düşündüğünüz işleriniz (ister işinizde ister özel hayatınızda). Örneğin: web sayfası tasarımını tamamlamak; yeni bir bilgisayar satın almak; araştırma raporu yazmak; banyoyu yenilemek; İspanyolca dil kursunu bitirmek; yeni oturma odası mobilyaları kurmak.
Sorumluluk alanlarınız var – işinizin ve özel hayatınızın daha geniş çapta sürekli dikkat gerektiren önemli bölümleri. Örneğin: Pazarlama, insan kaynakları, ürün yönetimi, araştırma ve geliştirme, doğrudan raporlama veya yazılım geliştirme gibi iş sorumlulukları. Sağlık, finans, çocuklar, araba veya ev gibi kişisel sorumluluklar.
Daha sonra ilgilendiğiniz ve öğrendiğiniz bir dizi konu hakkında kaynaklarınız var – grafik tasarım; organik bahçecilik; web tasarımı; Japon mutfağı; fotoğrafçılık; pazarlama varlıkları.
Son olarak, önceki üç kategoriden artık aktif olmayan ancak gelecekte başvurmak üzere kaydetmek isteyebileceğiniz her şeyi içeren arşivleriniz var – tamamladığınız veya beklemeye aldığınız projeler; artık aktif olmayan veya alakalı olmayan alanlar; artık ilgilenmediğiniz kaynaklar.
Ve işte bu kadar! Dört üst düzey klasör – Projeler, Alanlar, Kaynaklar ve Arşivler – her biri hayatınızdaki her bir özel projeye, sorumluluk alanına, kaynağa ve arşive adanmış alt klasörler içerir.
Çoğumuz bilgiyi nasıl organize edeceğimizi ilk olarak okulda öğrendik… Bu öğrendiğiniz teknik, akademik kariyeriniz sonrası için hiçbir anlam ifade etmiyor.
Sizinki gibi karmaşık, modern bir insan hayatının sadece dört kategoriye indirgenebileceğine inanmak zor olabilir. Bu kadar basit bir sisteme sığmayacak kadar çok şeyle uğraşmak zorunda olduğunuzu düşünebilirsiniz. Ancak mesele de tam olarak budur: eğer organizasyonel sisteminiz hayatınız kadar karmaşıksa, o zaman onu sürdürme talepleri, bu hayatı yaşamak için ihtiyaç duyduğunuz zaman ve enerjiden sizi mahrum bırakacaktır.
Çoğumuz bilgiyi nasıl organize edeceğimizi ilk olarak okulda öğrendik. Ders notlarımızı, not kağıtlarımızı ve çalışma materyallerimizi matematik, tarih veya kimya gibi akademik konulara göre kategorize etmemiz öğretildi. Farkında olmadan, aynı yaklaşımı yetişkinlikte de benimsedik. Belgelerimizi ve dosyalarımızı “Pazarlama”, “Psikoloji”, “İşletme” veya “Fikirler” gibi inanılmaz geniş konulara göre kategorize etmeye devam ettik.
Bu, akademik kariyer sonrası için hiç mantıklı değil. İşyerinde sınıflar, testler, notlar ve diplomalar yoktur. Final sınavı için ne yazmanız gerektiğini söyleyecek bir öğretmen yoktur, çünkü böyle bir sınav yoktur.
Hem işte hem de hayatta sahip olduğunuz şey, elde etmeye çalıştığınız sonuçlardır. Yeni bir ürünü piyasaya sürmeye, çok önemli bir karar almaya ya da üç aylık satış rakamına ulaşmaya çalışıyorsunuz. Eğlenceli bir aile tatili planlamak, yeni bir kişisel yazı yayınlamak veya mahallenizde uygun fiyatlı bir kreş bulmak için elinizden geleni yapıyorsunuz.
Yoğun gününüzün ortasında, bunları gerçekleştirmeye çalışırken, altı ay önce kaydettiğiniz makaleyi bulmak için “Psikoloji” gibi geniş bir kategoriyi karıştırmaya kesinlikle vaktiniz yok.
Bilgileri okuldaki gibi geniş konulara göre düzenlemek yerine, şu anda kendinizi adadığınız proje ve hedeflere göre düzenlemenizi tavsiye ederim.
Örneğin, bir grafik tasarım projesi üzerinde çalışmak için oturduğunuzda, bu projeyle ilgili tüm notlara, belgelere, varlıklara ve diğer materyallere tek bir yerde ve kullanıma hazır olarak ihtiyacınız olacaktır.
Bu çok açık görünebilir, ancak çoğu insanın yaptığının tam tersi olduğunu gördüm. Çoğu insan ilerleme kaydetmek için ihtiyaç duydukları tüm ilgili materyalleri bir düzine farklı yere dağıtma eğilimindedir, bu da başlamadan önce bunları bulmak için yarım saat harcamaları gerektiği anlamına gelir.
Her bir proje veya hedefle ilgili tüm materyallerin tek bir yerde olduğundan nasıl emin olursunuz? İlk etapta bu şekilde organize edersiniz. Bu şekilde her şeyi tam olarak nereye koyacağınızı ve tam olarak nerede bulacağınızı bilirsiniz.
Vizyonunuzu gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgiler elinizin altında olduğunda hedeflerinize ulaşmaya çok daha yakın olursunuz. Bu vizyonun önündeki engeller ortadan kalktığında neler başarabileceğinizi öğrenelim.
